¿Cómo archivar un montón de fichas?

[Lenko]

Un software de wiki no tiene que ser nada complicado. Por ejemplo Zim es un software para Windows que es básicamente un editor de texto mezclado con Wiki, que es difícil que sea más sencillo. En Linux está Tomboy, por ejemplo, que hace también lo mismo.

Ya digo por mi experiencia que para tomar notas o guardar documentación variada el wiki es un formato rápido e increíblemente práctico. Yo le cogí el gustillo cuando monté WikiCAAD y es un formato que utilizo mucho tanto para mis temas personales como en el trabajo.

Si vas a hacer fichas bien estructuradas (como la que has puesto) la opción de hacer una base de datos es perfecta, pero si la estructura es cambiante y la información está muy relacionada el wiki es mucho más flexible.

[Yomes]

Yo uso GCStar, un "gestor de colecciones" multiplataforma y de código abierto. Está pensado para películas, música, libros... pero sirve para cualquier otro tipo de colección.
Permite crear "ítems" individuales, a modo de ficha, cada uno con su título, descripción, género, idioma, imagen, etc... y añadir etiquetas y cualquier otro metadato que queramos. Cada vez que se inserta un valor nuevo (P.E.: "Género: electrolatino"), éste se añade en la lista desplegable de su campo como un valor predefinido más para su uso en el futuro. Estos metadatos sirven para ordenar o filtrar listas.
Internamente crea una base de datos XML razonablemente fácil de leer y editar a mano, aunque la interfaz el programa es bastante clara.

Está disponible para Windows, GNU/Linux, FreeBSD y Mac OSX. Por lo que recuerdo, la única dependencia "gorda" es GTK 2.0. En Windows viene integrada en el instalador, y en GNU/Linux no debería ser un problema (además, hay paquetes de todos los tipos y colores); en Mac, ni idea.
Creo que encaja con lo que estás buscando: http://www.gcstar.org/